Si alguna vez organizaste un acontecimiento, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la regla más preciada.

Organizar una convivio no es una labor simple. Pero puedo Reconocer 10 elementos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a conseguir el propósito del acontecimiento.

2. Preste suficiente concentración a la planeación

El programa debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada miembro sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una labor. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea maravillar gratamente a sus asistentes, analice en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta asombrar a la multitud y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esta situación es exactamente lo que produce la efecto de una fiesta.

5. Verifique el zona y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no huviese inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy primordial distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la etapa de planificación sino también a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una convivio. El tipo de evento, su concurrencia objetivo, los fondos internos y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre la acontecimiento para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, inclusive si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados y el ambiente, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del evento

Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo presentarse al lugar, invitó a todos los asistentes trascendentes click this y preparó los elementos impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada miembro del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será complicado para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a prevenir errores en el futuro y a superar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un convivio. Esto será beneficioso si su fiesta se celebra de nuevo.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su evento va a ser un triunfo!