Si alguna ocasión organizaste un convivio, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía creo que esta es la regla más preciada.

Organizar una evento no es una tarea sencilla. Pero puedo Reconocer 10 elementos importantes que debe tener en cuenta para que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una programa u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a adquirir el objetivo del convivio.

2. Preste suficiente concentración a la planeación

El programa debe incluir logística, material y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada miembro pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una actividad. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta condiciones imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena razonar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea asombrar gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si dispone de un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede sugerir la alternativa de acudir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y genera el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esto es exactamente lo que crea la efecto de una acontecimiento.

5. Verifique la ubicación y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, puede pasar que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales percances con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy primordial distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la etapa de preparación sino de igual manera durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo específico.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el evento

No subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de un fiesta. El tipo de acontecimiento, su concurrencia objetivo, los recursos interiores y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de marketing. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de el fiesta para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la idea del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste interés al servicio

Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus preguntas o dudas y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es sobre como han sido tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo al convivio

Asegúrese renta de sonido de haber informado a los participantes sobre cómo presentarse al lugar, invitó a todos los presentes importantes y preparó los elementos impresos, el contenido de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias

Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será difícil para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y el labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar fallas en el futuro y a mejorar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso en caso de que su evento se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea la convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga angustia a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!